תיאור התפקיד
- עבודה דינאמית, מרובת ממשקים- מול גורמים בכירם בתוך הארגון ומחוצה לו, וכן ממשקי עבודה בינלאומיים.
- ניהול שוטף של הלשכה:
- מענה טלפוני ובתכתובות דוא"ל.
- ניהול יומן ממוחשב המצריך תיאום פגישות מרובות משתתפים.
- ארגון ותיאום ישיבות, ריכוז החומרים לקראתן ומתן תמיכה מנהלית בניהולן.
- תיוק והקלדת מסמכים ועוד.
- סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף לעובדי ומנהלי המחלקה.
- ניהול ומעקב אחר ביצוע משימות המחלקה.
- עבודה במערכת ה-SAP.
- התפקיד כולל עבודה בלשכה בת"א, לפי הצורך.
- נכונות לעבודה בשעות אחה"צ-ערב.
הערות:
- תהליך המיון למשרה מתבצע במקביל למועד פרסומה;
- ההעסקה תהיה על-פי חוזה מיוחד, לעובדים/ות ארעיים/יות, לתקופה מרבית של עד 3 שנים;
- רק פניות מתאימות ייענו;
- כל האמור בלשון זכר, מתייחס גם ללשון נקבה;
הבנק שומר את המידע בהתאם להוראות חוק הגנת הפרטיות ולפי כל דין.
דרישות התפקיד
- ניסיון קודם של שנה לפחות בעבודת מזכירות בלשכה בכירה בארגון בסדר גודל בינוני-גדול – חובה.
- אנגלית ברמה גבוהה לטובת ניהול שיחות והתכתבויות עם גורמים בחו"ל.
- שליטה מלאה בכלי אופיס, דגש על ניסיון עשיר בעבודה עם Outlook.
- יחסי אנוש טובים מאוד ותודעת שרות גבוהה.
- יכולת עבודה תחת עומס וריבוי משימות.
- יכולת לעבודה עצמאית, ראש גדול, דינמיות ופרואקטיביות.
- יכולת התנסחות בכתב ברמה גבוהה.
- אמינות ודיסקרטיות.
- זמינות למשרה מלאה.